La présente notice de protection des Données personnelles (les « Données ») a pour objectif d’informer les clients du Cabinet Lebray & Associés (le « Cabinet ») et les tiers sur les engagements et mesures ayant été pris par le Cabinet afin de veiller au respect des Données à caractère personnel, en application des dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ses Données, abrogeant la Directive 95/46/CE (le « Règlement »)
1. Périmètre des Données collectées & traitées
Le Cabinet collecte et traite uniquement les Données qui sont nécessaires dans le cadre de son activité pour proposer aux clients et prospects des services personnalisés et de qualité.
Le Cabinet peut être amené à collecter différentes catégories de Données auprès des clients et prospects (personne physique ou s’il s’agit d’une personne morale de ses représentants légaux, mandataires ou salariés), notamment :
– informations d’identification et de contact (par exemple : nom, prénom, lieu et date de naissance, n° de carte d’identité, de passeport, adresses postale et électronique, n° de téléphone, signature…) ;
– situation familiale (par exemple : statut marital, régime matrimonial, filiation….) ;
– informations relatives à la formation et à l’emploi (par exemple : niveau d’études, emploi, nom de l’employeur, rémunération….) ;
– informations de nature bancaire, comptable ou fiscale, ou ayant trait au patrimoine du client.
Seules les Données strictement nécessaires à l’accomplissement des missions confiées au Cabinet sont collectées et traitées, dont le périmètre est déterminé d’un commun accord avec le client, au cas par cas. Le Cabinet s’oblige à ne collecter et à ne traiter que les Données strictement nécessaires au regard de l’objectif et de la finalité des missions qui lui sont confiées (minimisation des Données).
2. Objectifs & finalités du traitement des Données
Le Cabinet a vocation à collecter des Données et à mettre en œuvre des traitements de Données aux fins :
– de se conformer à ses obligations légales et réglementaires, et notamment aux dispositions du Règlement Intérieur National de la Profession d’Avocat) ;
– d’exécuter les missions qui lui sont confiées par les clients ;
– dans le cadre de l’intérêt légitime poursuivi par le Cabinet.
Le Cabinet a vocation à traiter et utiliser les Données qui lui sont confiées par les clients et prospects aux fins :
– de prospection et animation ;
– de gérer la relation du Cabinet avec ses clients et prospects ;
– d’exécuter les missions qui lui sont confiées par les clients, notamment
- En matière précontentieuse et contentieuse ;
- En matière contractuelle ;
- Aux fins d’assister les clients personnes morales s’agissant des informations relatives aux mandataires sociaux et à leurs salariés ;
– d’établir des offres de service ou devis ;
– de permettre la facturation, la comptabilité et le recouvrement ;
– de servir les intérêts légitimes du Cabinet au sens du Règlement.
Le Cabinet utilise les Données pour optimiser la gestion du risque et défendre ses intérêts, y compris aux fins :
– d’apporter la preuve des échanges intervenant avec les clients et prospects ;
– de prévenir des actes de prévention du blanchiment et du financement du terrorisme et la lutte contre la corruption ;
– de recouvrer les honoraires du Cabinet.
3. Utilisateurs & destinataires des Données
Les Données ont vocation à être utilisées par les Avocats, collaborateur et salariés du Cabinet aux fins d’accomplir les missions qui lui sont confiées, lesquels sont tous astreints à une stricte obligation de confidentialité et de non divulgation à des fins autres que la réalisation des missions qui sont confiées au Cabinet par les clients.
Afin d’accomplir les objectifs et finalités exposées à l’article 2 de la présente notice, le Cabinet peut être conduit à divulguer les Données avec l’accord des clients :
– aux prestataires de services et sous-traitants réalisant des prestations pour le compte du Cabinet ;
– à des mandataires indépendants ;
– à des huissiers de justice ;
– aux tribunaux (première instance, appel et pourvoi en cassation), arbitres et médiateurs ;
– aux avocats, notaires, experts-comptables, commissaires aux comptes, conseils en propriété intellectuelle et autres intervenant relevant d’une profession réglementée amenés à travailler sur un dossier à la demande d’un client.
Le Cabinet s’interdit de transférer les Données à toute autre personne ou organisme, à moins que le client ne le demande expressément.
4. Stockage & transfert des Données
Les Données sont stockées sur le sol français, soit au sein des dossiers et serveurs informatiques situés au sein du Cabinet, soit au sein des serveurs informatiques des prestataires du Cabinet, lesquels sont contractuellement obligés envers le Cabinet de stocker les données sur le sol français.
Le Cabinet s’interdit de transférer des Données en dehors du Territoire français, et notamment en dehors de l’Espace Economique Européen, à moins que client ou des personnes intervenant sur le dossier avec l’accord du Client ne soient situés hors de France ou en dehors de l’Espace Economique Européen.
5. Durée de conservation des Données
Le Cabinet s’oblige à conserver les Données pendant la durée nécessaire au respect des dispositions légales et réglementaires qui lui sont applicables.
A cet égard, les Données des Clients sont conservées pendant la durée des relations contractuelles augmentée de trois (3) ans à des fins d’animation et prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription. En matière de prévention du blanchiment et du financement du terrorisme, les Données sont conservées cinq (5) ans après la fin des relations avec le Cabinet. En matière de comptabilité, les Données sont conservées dix (10) ans à compter de la clôture de l’exercice comptable suivant la fin des relations avec le Client.
Les données des prospects sont conservées pendant une durée de trois (3) ans si aucune participation ou inscription aux événements du Cabinet n’a eu lieu.
6. Droits des clients & prospects
Conformément à la réglementation applicable et sous réserve de motifs légitimes, les clients et prospects disposent des droits suivant envers le Cabinet :
– Droit d’accès : vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos Données ainsi qu’une copie de ces Données ayant été collectées ;
– Droit de rectification : si vous estimez que vos Données sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez exiger que ces Données soient modifiées en conséquence ;
– Droit à l’effacement : vous pouvez exiger l’effacement de vos Données dans la limite de ce qui est permis par la réglementation ;
– Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation de traitement de vos Données ;
– Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos Données, pour des motifs liés à votre situation particulière dans le respect de la réglementation applicable ;
– Droit à la portabilité de vos Données : quand ce droit est applicable, vous avez le droit d’exiger que les Données que vous avez fournies vous soient rendues ou, lorsque cela est possible techniquement, de les transférer à un tiers ;
– Droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement ou la communication de vos Données, applicables après votre décès ;
– Droit de retirer votre consentement, si vous avez donné votre consentement au traitement de vos Données, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.
Vous pouvez exercer les droits identifiés ci-dessus par courrier adressé à Lebray & Associés, 34, boulevard Haussmann, 75009 Paris ou par e-mail à l’adresse suivante : lebray.associes@lebray.fr.
Conformément à la réglementation applicable, vous êtes en droit de former une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente telle que la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) en France.
7. Divers
Le Cabinet se réserve le droit d’actualiser régulièrement cette notice d’information.
Le responsable du traitement est le Cabinet Lebray & Associés, 34, boulevard Haussmann, 75009 Paris, dont les associés sont rattachés à l’Ordre des Avocats de Paris (France).